Pārblīvēta iesūtne ir slikta ziņa. Ir ne tikai grūti atrast svarīgus e-pasta ziņojumus, bet arvien vairāk un mazāk motivēsieties katru dienu atvērt lietotni Mail. Ko jūs varat darīt, lai jūsu ziņās nebūtu juceklis? Vienkārši optimizējiet savu Outlook iesūtni, veicot tālāk norādītās 5 vienkāršās darbības.
Ja kādreiz esat juties neomulīgi, aplūkojot ienākošos e-pastus, šis raksts ir domāts jums. Pārtrauciet ļaut e-pastiem krāties un satricināt jūs ar paziņojumiem, vienkārši optimizējot iesūtni. Jums nav nepārtraukti jāuzrauga pasts un jātērē stundas, mēģinot visu notīrīt. Vienkārši apskatiet šos 5 vienkāršos soļus programmā Outlook for Microsoft 365, un viss tiks sakārtots jums.
Piezīme : Lielākā daļa šo funkciju attiecas uz programmu Outlook for Microsoft 365 / Office 365. Tomēr dažas no tām ir pieejamas arī caur Microsoft e-pasta pakalpojumu Outlook.com.
Optimizējiet savu Outlook iesūtni 5 vienkāršos soļos
Apskatīsim, kā jūs varat kļūt par Outlook profesionāli, organizējot pastu, un visbeidzot sasniedziet nulles paziņojumu iesūtni, par kuru esat sapņojis.
1. Iztīriet, izdzēšot dublētus e-pastus
Vai zinājāt, ka programmā Outlook ir automatizēts rīks, lai izdzēstu dublētus e-pastus? Tagad jūs darāt. Izmantojiet šo funkciju, lai ātri samazinātu e-pasta ziņojumu skaitu, kas jāpārskata katru dienu tikai ar dažiem klikšķiem.
- Atveriet iesūtni, kuru vēlaties notīrīt. Pārliecinieties, ka paliekat noklusējuma Mājas cilne - varat pārbaudīt, kuru cilni atrodaties, apskatot lentes galvenes interfeisu.
- Izvērsiet Satīrīt nolaižamo izvēlni, pēc tam izvēlieties vienu no šīm opcijām Notīrīt mapi vai Iztīriet sarunu , atkarībā no jūsu vajadzībām.
- Ekrānā parādīsies uzaicinājums. Apstipriniet, ka vēlaties notīrīt sarunu vai mapi, un uzziniet, kā iesūtnē samazinās nelasīto e-pasta ziņojumu skaits.
Funkcija Clean Up ir laba, ka visus izdzēstos vienumus var atgūt uz noteiktu laiku. Tos varat atrast vietnē Dzēstie vienumi mapi Outlook loga malā.
2. Izveidojiet mapes saviem e-pastiem
Katra ienākošā pasta glabāšana vienā mapē var kļūt mulsinoša. Protams, surogātpasts parasti tiek sakārtots nevēlamā pasta kategorijā, bet viss pārējais ir atkarīgs no jums. Es personīgi iesaku katru dienu izveidot dažas būtiskas mapes un kārtot ienākošos pastus.
Pēc Izdarīt darāmo ® vai GTD ® uzdevumu organizēšanas metodika, jūs varat viegli uzlabot produktivitāti, izmantojot programmu Outlook. Pirmkārt, jums vajadzētu izveidot trīs dažādas mapes:
- Iesūtne (noklusējums) - Atstājiet svarīgus e-pastus noklusējuma iesūtnē. Tiem vajadzētu būt ziņojumiem, uz kuriem varat atbildēt nekavējoties vai uz kuriem jums steidzami jāpiedalās.
- Darīt - Velciet šajā mapē nesteidzamus e-pastus. Varat saglabāt iesūtni skaidru un vēlāk dienas laikā pieskarties šiem ziņojumiem.
- Sekojiet līdzi - Pārvietojiet e-pastus uz šo mapi, kuru esat aizturējis, piemēram, atbildes, kuras jūs gaidāt, vai atliktos uzdevumus.
- Atgādinājumi - Dažos e-pastos jums vispār nav jāatbild. Glabājiet tos atsevišķā mapē, lai jūs vienmēr varētu ērti atskatīties un atrast.
Piezīme : Lai izveidotu jaunas mapes, vienkārši noklikšķiniet uz iesūtnes mapes un atlasiet Jauna mape. Šeit vienkārši ierakstiet vārdu un nospiediet taustiņu Enter.
Sāciet katru dienu, kārtojot savus e-pastus šajās kategorijās, pēc tam ieplānojiet laiku, lai vēlāk pievienotos mapei To do. Pārliecinieties, ka saglabājat atbilstību tam! Jūs varat turpināt kārtot saņemtos e-pastus visas dienas garumā.
Ja nepieciešams, nebaidieties izveidot vairāk mapju, šai metodei jābūt personalizētai tikai jums.
3. Izmantojiet uzdevuma skatu
Vai zinājāt, ka varat izveidot uzdevumus no e-pastiem? Ikreiz, kad saņemat ziņojumu, kuru vēlaties pārveidot par uzdevumu, vienkārši velciet to Outlook uzdevumu saraksta ikonā, lai atvērtu uzdevuma iestatīšanas vedni. Šeit jūs varat piešķirt savam uzdevumam nosaukumu, aprakstu un pat iestatīt atgādinājumu.
Ja iestatīsit atgādinājumu, uzdevumi parādīsies līdzīgi sapulces atgādinājumam norādītajā laikā. Tas ļauj jums palikt organizētam un viegli izveidot uzdevumus tieši no ienākošajiem e-pastiem.
4. Iestatiet kārtulas, lai automātiski kārtotu ienākošās vēstules
Noteikumi ļauj automātiski pārvietot, atzīmēt karodziņu un atbildēt uz e-pasta ziņojumiem, ievērojami atvieglojot Outlook darbību. Jūs varat izmantot kārtulas, lai atskaņotu skaņas, pārvietotu ziņojumus uz mapēm vai automātiski parādītu jaunu vienumu brīdinājumus.
Man personīgi visnoderīgākā kārtula ir iespēja pārvietot vienumu no noteikta sūtītāja vai ar noteiktiem atslēgvārdiem tēmas rindiņā uz citu mapi. Tas nozīmē, ka, ja tiek izpildīti noteikti kritēriji, e-pasts tiks pārvietots uz norādīto iesūtni, jums to nepieskaroties.
Šeit ir pamatnostādne par kārtulas iestatīšanu programmā Outlook.
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz ziņojuma iesūtnē vai citā e-pasta mapē un atlasiet Noteikumi .
- Atlasiet vienu no iespējām. Lai skatītu citas iespējas, izvēlieties Izveidot kārtulu .
- Iekš Izveidot kārtulu Dialoglodziņā atzīmējiet vienu vai vairākas no pirmajām trim izvēles rūtiņām.
- Iekš Veiciet šādas darbības sadaļā, ja vēlaties, lai kārtula pārvietotu ziņojumu uz mapi, pārbaudiet Pārvietot vienumu uz mapi lodziņā.
- Izvēlieties mērķa mapi no Atlasiet mapi uznirstošais dialoglodziņš un pēc tam noklikšķiniet labi .
- Klikšķis labi vēlreiz, lai saglabātu savu kārtulu.
5. Izmantojiet kategoriju priekšrocības
Krāsu kodēšana jūsu e-pastiem palīdzēs jums viegli identificēt un grupēt saistītos vienumus programmā Outlook. Varat izvēlēties kādu no noklusējuma kategoriju kopām vai izveidot savas un pēc tam piešķirt kategorijas saviem Outlook e-pasta ziņojumiem.
Lai lasīšanas rūtī vai atvērtajā ziņojumā piešķirtu krāsu kategoriju, atlasiet Kategorizēt no Tagi grupa lentē un sarakstā atlasiet kategoriju.
Pēdējās domas
Ja vēlaties lasīt vairāk rakstu, kas saistīti ar mūsdienu tehnoloģijām, apsveriet iespēju abonēt mūsu biļetenu. Mēs regulāri publicējam apmācības, ziņu rakstus un ceļvežus, kas palīdzēs jums ikdienas tehnoloģiju dzīvē.
